Ato é o nome que recebe um documento oficial, onde um determinado evento é certificado. Polícia, por sua vez, é um adjetivo que se refere ao que está vinculado à polícia (um órgão de segurança do Estado).
O registo policial, neste âmbito, é um documento em que uma autoridade policial detalha um procedimento, um ato ou algum tipo de fato vinculado a um possível ato punível. O Boletim de Ocorrência é o ponto de partida para o desenvolvimento de uma investigação, uma vez que informa como, quando e onde ocorreu o fato e como o pessoal da força de segurança interveio.
Em cada país, porém, o boletim de ocorrência pode ter características diferentes. Em um nível geral, pode-se dizer que esses documentos devem ser precisos (baseiam-se em fatos e não em suposições ou rumores), imparciais (não incluem opiniões) e exaustivos (derrubam todas as informações obtidas). Devem também ser redigidos de forma sequencial (seguindo a ordem do processo instaurado) e respeitar os aspectos formais do caso.
Normalmente, o boletim de ocorrência é elaborado no local para minimizar a possibilidade de informações serem omitidas do documento. Em alguns casos, entretanto, o procedimento é realizado em um escritório.
Se a vítima de um crime faz uma reclamação por telefone e consegue reter o agressor no local, os policiais podem ir até lá e fazer todas as perguntas pertinentes a ambas as partes para a preparação adequada do boletim de ocorrência. Num caso como este, muitas vezes contam também com a presença de testemunhas, que podem fornecer dados úteis para a investigação posterior.
Por outro lado, às vezes não é necessário que o indivíduo entre em contato com a delegacia para solicitar o auxílio da polícia, uma vez que pode acontecer que as patrulhas policiais detectem uma situação criminosa nas vias públicas e atuem direta e imediatamente.
“Na cidade de San Mateo, às dezoito horas do dia 12 de agosto do ano de dois mil e quinze, o abaixo assinado, Subcomissário Juan López Gutiérrez, observa um homem batendo com uma pedra na janela dianteira esquerda de um carro de marca. Patente do modelo 561803ADE do Renault Clio, causando a quebra do vidro e inserindo o seu corpo através da abertura criada… ” .
Como pode ser visto no exemplo anterior, a estrutura de um Boletim de Ocorrência apresenta alguns recursos muito particulares, que não são utilizados na literatura, já que neste caso o rigor é a prioridade máxima, e a beleza do texto não importa. Enquanto os autores de ficção tendem a despertar a imaginação dos leitores, evitando citar certos dados muito específicos, um documento desse tipo visa registrar todos os detalhes conhecidos da situação nele descrita.
Por outro lado, é importante observar que a exatidão do relatório policial não limita de forma alguma os métodos pelos quais um policial coleta informações. O processo de investigação que leva ao desenvolvimento deste documento pode ser muito árduo, exigindo uma combinação de paciência, intuição e experiência. Por exemplo, as pessoas envolvidas em um crime nem sempre estão dispostas a fazer declarações ou não possuem os recursos linguísticos necessários para se expressar com clareza; Diante dessas e de outras dificuldades, a polícia deve se adaptar e encontrar a melhor forma de reconstruir o cenário.