O documento que é preenchido quando uma pessoa obtém um pagamento em troca de uma determinada atividade realizada é conhecido como recibo. A folha de pagamento, por outro lado, pode ser uma lista de nomes ou bens que um indivíduo recebe por seu trabalho.
A noção de recebimento da folha de pagamento, portanto, é semelhante ao conceito de recebimento de taxas. É o documento que o empregador fornece como prova de que pagou a folha de pagamento correspondente a um empregado. Para que este recibo seja válido, o trabalhador deve assinar o recibo, que atesta que o pagamento foi efetivamente efetuado.
Os recibos da folha de pagamento devem incluir várias informações. O nome da empresa contratante com seus dados fiscais (razão social, endereço, etc.), o nome do trabalhador, o valor do salário e a data são algumas das informações normalmente incluídas.
Em alguns países, os recibos da folha de pagamento são digitais. Isso facilita o controle fiscal por parte das autoridades, uma vez que os dados salariais do trabalhador são automaticamente cadastrados em um sistema.
Mas não só por este motivo passou a obter recibos de folha de pagamento eletronicamente, mas também por outros motivos importantes, como os seguintes:
-Reduz a quantidade de papelada que tem que ser realizada periodicamente.
-Uma economia econômica significativa é alcançada pela empresa, o que pode reduzir seus gastos tanto com papel quanto com tinta para a impressora.
-Não menos importante é que o problema de espaço seja eliminado na hora de armazenar documentos, já que neste caso o warehouse é um computador ou um disco rígido adicional, conforme desejado.
- Tem o compromisso de proteger o meio ambiente, levando em consideração que menos papel já é usado, menos luz é usada por não ter que usar a impressora…
Na hora de efetuar o recebimento da folha de pagamento, devem ser considerados os seguintes aspectos fundamentais:
-É imprescindível que seja feito de acordo com o modelo oficial que como tal se encontra no país em que vive.
-Como regra geral, a folha de pagamento se refere aos meses do calendário. Caso contrário, será fundamental prová-lo da forma mais adequada.
-A forma como o pagamento foi feito (dinheiro, cheque, transferência…) também deve ser incluída.
-Os comprovantes de vencimento emitidos relevantes devem ser conservados pela empresa que os efetuou por um período mínimo de cinco anos para poder fazer face às diversas investigações que venham a ser realizadas.
É importante ressaltar que o recibo da folha de pagamento é a prova de renda do funcionário. Por esse motivo, muitas entidades financeiras solicitam o recibo da folha de pagamento quando uma pessoa vai solicitar um empréstimo, pois no documento você pode ver quanto dinheiro a pessoa recebe e qual a capacidade de pagamento que ela tem. O banco que concede o empréstimo, ao consultar o recibo da folha de pagamento de seu cliente, pode verificar sua solvência.