O balanço é o processo de cancelar as contas de renda (que consiste de contas de renda, despesas, custos de vendas e os custos de produção) e transferir esses números para conta equilíbrio respectivos (ativos, passivos e patrimônio). Este fechamento permite conhecer o resultado econômico do período e quantificar os ganhos ou perdas.
O resultado do fechamento das contas de lucros e perdas deve ser incluído na conta do patrimônio líquido. Isso significa que, se os resultados forem positivos (lucros), a conta do patrimônio líquido aumenta, enquanto se os resultados forem negativos (perdas), a conta diminui.
Para cancelar ou fechar a demonstração do resultado, é necessário fazer ajustes (depreciação do ativo imobilizado, amortização do ativo intangível, etc.) e reconciliações (das contas bancárias).
Em síntese, o fechamento contábil implica, em uma primeira etapa, a regularização das contas de despesas e receitas para obtenção do resultado do exercício. Isso permite que você saiba quanto foi ganho ou perdido no período. Em seguida, as contas do patrimônio líquido devem ser regularizadas (se aumentou ou diminuiu conforme os ganhos ou perdas) e, por último, todas as contas com saldo devem ser fechadas para que seja igual a zero.
É possível que surjam vários problemas com o fechamento contábil por erros nos registros dos movimentos. Entre os mais comuns estão lançamentos com valores incorretos, lançamentos em contas incorretas (contabilização de despesas como receita ou vice-versa) e operações não documentadas (como uma compra sem nota fiscal).
Guia prático para realizar o fechamento contábil
2) Revise todas as guias do razão geral, uma a uma, para garantir que não haja erros contábeis, como esquecer de abrir uma conta de amortização, ter inserido um valor incorretamente ou que os saldos não coincidam;
3) As contas devem ser ajustadas que podem modificar o resultado do lucro contábil. As contas a analisar são: inventários, imobilizado, provisões para despesas e riscos, imparidade de bens, ajustamentos por acréscimos, operações que foram imputadas ao capital próprio, amortizações;
4) Concluída a etapa 3, agora é possível saber o resultado antes dos impostos, ou seja, a subtração das despesas contábeis do resultado contábil. Mas, para apurar o resultado tributário, é necessário fazer alguns ajustes previstos na Lei do Imposto sobre as Sociedades (esse imposto é calculado multiplicando-se a alíquota pelo lucro do exercício).
Agora estamos em condições de concluir o final do ano; Ou seja, as quatro etapas descritas acima permitem regularizar e encerrar o exercício em curso e abrir um novo exercício contábil. É muito importante fazer backup de todas as informações, sejam elas utilizadas em mídia de computador ou em papel.
Embora exista um grande número de ferramentas de TI especialmente desenvolvidas para auxiliar os contadores na finalização do ano, assim como no passado não havia alternativas ao papel, um bom uso de aplicativos de planilha permite automatizar a atividade sem a necessidade adquirir um programa específico. No entanto, um dos riscos de fazer nossas próprias tabelas é que podemos negligenciar algum elemento fundamental para a contabilidade, e gerar erros que vêm à tona no longo prazo.